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name: gesellschaftsgruender-gf-meeting-templates
description: "Templates Geschaeftsfuehrer-Meetings Tagesordnung Einladung Protokoll. Wochentlicher Rhythmus Standing Agenda. Quartalsreview mit Beirat. Strategie-Meeting halbjaehrlich. Bei Konflikt: dokumentierte Diskussion. Schriftliche Beschluss-Faehigkeit bei verhinderter Anwesenheit per Umlauf-Beschluss. Bilinguale Vorlagen Deutsch Englisch."
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# GF-Meeting-Templates

## Zweck

Vorlagen für Tagesordnung, Einladung und Protokoll der Geschäftsführer-Meetings. Bei mehrgliedriger Geschäftsführung sind dokumentierte Meetings essentiell — sowohl zur Entscheidungs-Dokumentation als auch zur Haftungs-Prävention.

## 1) Einladung — Standard-GF-Meeting

```
Subject: Einladung GF-Meeting [KW XX] [Datum]

Liebe Geschaeftsfuehrer-Kollegen,

hiermit lade ich euch zum naechsten GF-Meeting ein:

Datum:     Dienstag, [Datum]
Uhrzeit:   09:00 - 10:30 Uhr
Ort:       Video-Conference [Link] / Konferenzraum [Ort]
Teilnehmer: Anna Mueller (CEO), Bernd Schmidt (CTO),
            Carla Wagner (CFO)

TAGESORDNUNG:
1. Begruessung und Beschlussfaehigkeit
2. Genehmigung Protokoll vorheriges Meeting
3. Status Q-Plan / KPIs
4. [konkrete Punkte]
5. Beschlussfassungen
6. Sonstiges / Ausblick naechste Woche

Unterlagen:
- Status-Dashboard (Anhang)
- Entwurf [konkrete Vorlagen]

Bei Verhinderung bitte rechtzeitig Bescheid geben;
ggf. Umlauf-Beschluss fuer eilbeduerftige Themen.

Beste Gruesse
[Name]
```

### Bilingual (DE/EN)

```
INVITATION MANAGEMENT MEETING [Date]

Dear colleagues,

I hereby invite you to the next management meeting.

Date:        Tuesday, [Date]
Time:        9:00 a.m. - 10:30 a.m. CET
Location:    Video conference [Link]
Participants: Anna Mueller (CEO), Bernd Schmidt (CTO),
              Carla Wagner (CFO)

AGENDA:
1. Welcome and quorum check
2. Approval of previous minutes
3. Status Q-plan / KPIs
4. [specific items]
5. Resolutions
6. Misc / Outlook

The German version of this invitation shall prevail
in case of inconsistencies. [Bei Inkonsistenzen geht
die deutsche Fassung vor.]

Best regards,
[Name]
```

→ `gesellschaftsgruender-bilinguale-dokumente`

## 2) Standing Agenda (wiederkehrend)

```
Standing-Agenda Punkte (woechentlich)
- Status Pipeline / Umsatz
- Personal-Entwicklung (Einstellungen, Abgaenge)
- Liquiditaet (Cash Burn, Runway)
- Risiken und Compliance
- Naechste Meilensteine
```

## 3) Protokoll-Vorlage — Standard

```
PROTOKOLL GF-Meeting [KW XX] / [Datum]

Beginn:    09:00 Uhr
Ende:      10:30 Uhr
Ort:       Video
Teilnehmer:
- Anna Mueller (CEO), anwesend
- Bernd Schmidt (CTO), anwesend
- Carla Wagner (CFO), anwesend
Schriftfuehrung: Carla Wagner
Beschlussfaehigkeit: festgestellt

TOP 1 — Genehmigung Vorprotokoll
Beschluss: einstimmig genehmigt

TOP 2 — Status Q-Plan
[Konkrete Status-Punkte]

TOP 3 — Beschluss zur Einstellung eines IT-Sicherheits-
Beauftragten
Hintergrund: NIS-2-Umsetzung, DSGVO-Anforderung
Diskussion: [knappe Zusammenfassung]
Vorschlag: Stelle mit Jahresgehalt 90.000 EUR
Beschluss: einstimmig zustimmend (Anna, Bernd, Carla)

TOP 4 — [...]

NAECHSTE SCHRITTE
- Carla: Stellenanzeige, Frist 7 Tage
- Bernd: Anforderungsprofil IT-Sicherheit
- Anna: Information an Investor I AG

Naechstes Meeting:
Dienstag, [Datum], 09:00 Uhr

Genehmigung dieses Protokolls:
Carla Wagner       _______________
Anna Mueller       _______________
Bernd Schmidt      _______________
```

## 4) Umlauf-Beschluss bei Verhinderung

### Voraussetzungen

- **Einstimmigkeit** erforderlich (Paragraf 48 II GmbHG analog für GF-Beschluss)
- Schriftform oder Textform (E-Mail genuegt)
- Dokumentiert im nächsten Protokoll

### Vorlage

```
Subject: Umlauf-Beschluss [Thema] - [Datum]

Liebe Kollegen,

aufgrund Eilbeduerftigkeit bitten wir um schriftliche
Beschlussfassung im Umlauf-Verfahren.

THEMA: [konkreter Beschluss]
HINTERGRUND: [knappe Begruendung]
VORSCHLAG: [konkreter Antrag]

Antwort-Optionen:
[ ] Zustimmung
[ ] Ablehnung
[ ] Diskussionsbedarf (dann Praesenz-Meeting noetig)

Antwort-Frist: [Datum / Uhrzeit]

Bei einstimmiger Zustimmung ist der Beschluss
gefasst und wird im naechsten GF-Meeting protokolliert.

Beste Gruesse
[Name]
```

## 5) Quartalsreview mit Beirat / Investor

```
TAGESORDNUNG QUARTALSREVIEW Q[X] / [Jahr]

Beginn:    14:00 Uhr
Ende:      17:00 Uhr
Ort:       Konferenzraum / Hybrid
Teilnehmer:
- Geschaeftsfuehrung (CEO, CTO, CFO)
- Beirat: [Namen]
- Investor I AG: [Vertreter]

TAGESORDNUNG:
1. Begruessung und Vorstellungsrunde
2. Wirtschaftliche Lage (CFO, 30 Min.)
   - Umsatz, EBITDA, Cash Burn, Runway
   - Vergleich Plan / Ist
3. Produkt und Technik (CTO, 30 Min.)
4. Markt und Vertrieb (CEO, 30 Min.)
5. Personal und Organisation (CFO, 15 Min.)
6. Risiken und Compliance (CFO, 15 Min.)
7. Strategie-Updates und Beirat-Empfehlungen (60 Min.)
8. Beschlussfassungen (bei Bedarf)
9. Naechste Schritte

Materialien (Frist: 5 Tage vor Termin):
- Quartalsbericht (P&L, Cash Flow, Bilanz-Auszug)
- KPI-Dashboard
- Plan-Ist-Vergleich
- Risiko-Bericht
```

## 6) Strategie-Meeting (halbjaehrlich)

Laenger angelegt (z.B. ganztaegig), oft mit externem Moderator. Themen:

- Mission / Vision Review
- Marktanalyse, Wettbewerber
- Produkt-Roadmap
- Personal-Planung
- Finanzplanung 12-24 Monate
- Risiko-Strategie
- Exit-Strategie

## 7) Bei Konflikt-Diskussion

### Dokumentation der Differenzen

- Wenn GF unterschiedlicher Auffassung: **beide Positionen** ins Protokoll
- Stimmverhalten pro GF dokumentieren
- Bei Patt: Eskalation an Gesellschafterversammlung

### Beispiel

```
TOP 3 — Aufnahme Series B Verhandlungen mit
[Investor X]

Diskussion:
- Anna Mueller (CEO): pro, da Wachstumsfinanzierung
  benoetigt und Bewertung attraktiv
- Bernd Schmidt (CTO): kontra, da Verwaesserung der
  Gruender bedenklich und Investor-Pool zu klein
- Carla Wagner (CFO): zustimmend zu Verhandlungen,
  aber mit Forderung: Pre-Money mindestens 8 Mio. EUR

Beschluss: Aufnahme der Verhandlungen mit klaren
Vorgaben: Pre-Money 8 Mio. EUR, Anti-Dilution
broad-based weighted average, Liquidation Preference
1x non-participating. Status-Bericht in 4 Wochen.

Stimmen: Anna pro, Bernd kontra, Carla mit Vorgaben
Mehrheit: 2:1 zustimmend
```

## 8) Form und Aufbewahrung

- **Schriftform** des Protokolls (idR im internen System)
- **Aufbewahrung** mindestens 10 Jahre (Paragraf 257 HGB)
- **Vertraulichkeit**: nicht extern weitergeben ohne Gesellschafter-Zustimmung
- Bei Investor-Berichtspflicht: nur relevanter Auszug

## 9) Typische Fehler

1. **Keine Tagesordnung**. Diskussion ohne Struktur, Beschlüsse später nicht nachvollziehbar.
2. **Schriftliche Beschlüsse fehlen**. Bei Streit nicht beweisbar.
3. **Stimmverhalten nicht dokumentiert**. Bei späterer Haftungsfrage problematisch.
4. **Beschlüsse nicht eindeutig**. „Wir denken über X nach" ist kein Beschluss.
5. **Nächste Schritte vergessen**. Wer macht was bis wann?

## Anschluss

- `gesellschaftsgruender-geschaeftsordnung-gf` — Rahmen-Geschäftsordnung
- `gesellschaftsgruender-gv-einladung-tagesordnung` — Gesellschafterversammlung
- `gesellschaftsgruender-bilinguale-dokumente` — DE/EN-Vorlagen
