# Aktenvermerk — Krankmeldung Tom Berger

**Vermerk-Nr.:** HR-2026-0012  
**Datum:** 20.05.2026  
**Verfasserin:** Jana Reuter  
**Adressat:** Personalakte Tom Berger (intern, nicht zugänglich für Dritte)  
**Vertraulichkeit:** Nur intern; keine Weitergabe ohne ausdrückliche Genehmigung  

---

## 1. Sachverhalt

Tom Berger (Minijobber, tätig als Bürohilfe / Scan- und Postbearbeitung, Eintritt 01.03.2025) hat sich am 20.05.2026 um 08:15 Uhr per SMS bei Kanzlei-Inhaberin Jana Reuter krankgemeldet.

**Wortlaut der SMS (sinngemäß):** „Guten Morgen, ich melde mich krank für heute und morgen. Ich hoffe, übermorgen wieder da zu sein."

**Voraussichtliche Abwesenheitsdauer:** 20.05.2026 bis voraussichtlich 21.05.2026 (2 Arbeitstage).  
**Voraussichtliche Rückkehr:** 22.05.2026.

---

## 2. Datenschutzgrundsätze

Gemäß § 26 Abs. 3 BDSG und den geltenden Datenschutzgrundsätzen (Art. 9 DSGVO) werden keine Gesundheitsdaten, Diagnosen oder medizinischen Informationen erfasst. Dieses Dokument enthält ausschließlich:

- Den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit,
- Den Umstand der Arbeitsunfähigkeit (krank gemeldet),
- Den Nachweisstatus,
- Notwendige Vertretungsregelungen.

Die Ursache oder Art der Erkrankung ist nicht dokumentiert und wurde nicht erfragt.

---

## 3. Nachweis Arbeitsunfähigkeit

| Punkt | Status |
|-------|--------|
| Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (AU) erforderlich ab | 3. Krankheitstag (23.05.2026), da § 5 Abs. 1 EFZG gesetzlich erst ab dem 4. Tag greift; laut Arbeitsvertrag Tom Berger gilt ab 1. Krankheitstag — **Vorlage ab 1. Tag vereinbart** |
| AU bis Abgabe | Ausstehend — Erinnerung per SMS: 21.05.2026, 10:00 Uhr |
| AU-Vorlage elektronisch | eAU möglich; Arbeitgeberabruf bei Krankenkasse prüfen (gilt für Minijobs mit GKV-Pflicht) |
| Vollständige Vorlage | Ausstehend |

**Hinweis Minijob:** Tom Berger ist im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses (450-EUR-Basis / Mindestlohn) tätig. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG) gilt nach einer Wartezeit von 4 Wochen. Sofern die 4-Wochen-Wartezeit erfüllt ist (Eintritt 01.03.2025 — Wartezeit längst abgelaufen), besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zu 6 Wochen.

---

## 4. Vertretungsregelung

| Aufgabe | Vertreter | Zeitraum |
|---------|-----------|---------|
| Posteingang öffnen und sortieren | Lina Schott (Aushilfe) | 20.–21.05.2026 |
| Scan-Aufgaben (Eingangspost, Dokumente) | Lina Schott | 20.–21.05.2026 |
| Botengänge / Gericht | Jana Reuter übernimmt oder verschiebt | nach Bedarf |
| Ablage physisch | Mara Klein | 20.–21.05.2026 |

Lina Schott wurde am 20.05.2026 um 09:00 Uhr telefonisch informiert und hat ihre Verfügbarkeit bestätigt.

---

## 5. Auswirkungen auf Payroll Mai 2026

Tom Bergers Arbeitszeit wird auf Stundenbasis abgerechnet (Stundennachweis monatlich). Die Fehlstunden am 20. und 21.05.2026 sind wie folgt zu behandeln:

- **Entgeltfortzahlung:** Tom Berger hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG), da er seit 01.03.2025 beschäftigt ist (Wartezeit > 4 Wochen).
- **Stundenerfassung:** Die Fehlstunden werden als „krank (EFZ)" in der Payroll-Tabelle eingetragen — keine Stunden-Kürzung, aber Markierung für Lohnkostenerstattung durch Krankenkasse (U1-Verfahren, sofern beantragt).
- **U1-Umlageverfahren:** Kanzlei muss prüfen, ob sie am U1-Umlageverfahren teilnimmt (Arbeitgeber mit bis zu 30 Mitarbeitern sind verpflichtet). Bei Teilnahme: Erstattungsantrag bei der Krankenkasse stellen.
- **Payroll-Vorbereitung:** Mara Klein trägt die Korrektur bis 26.05.2026 in das Payroll-Vorbereitungsblatt ein.

**Vorgemerkte Stunden Tom Berger Mai 2026:**  
Reguläre Stunden laut Plan: 40 h (10 h/Woche × 4 Wochen)  
Abzüglich Fehlstunden 20./21.05.2026: − 4 h (à 2 h/Arbeitstag)  
Tatsächlich abzurechnende Stunden (ohne EFZ): 36 h  
EFZ-Stunden (über U1 zu erstatten): 4 h

---

## 6. Nächste Schritte

| Nr. | Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|----|---------|----------------|-------|
| 1 | AU-Bescheinigung von Tom Berger anfordern (SMS-Erinnerung) | Jana Reuter | 21.05.2026 |
| 2 | Fehlstunden in Payroll-Vorbereitungsblatt eintragen | Mara Klein | 26.05.2026 |
| 3 | U1-Erstattungsantrag bei Krankenkasse prüfen / stellen | Jana Reuter | bis Payroll-Abschluss 29.05.2026 |
| 4 | Rückkehr Tom Berger bestätigen | Jana Reuter | 22.05.2026, 08:00 Uhr |
| 5 | Bei Verlängerung: Jour fixe informieren und Vertretung verlängern | Jana Reuter | laufend |

---

*Aktenvermerk HR-2026-0012 — Erstellt: 20.05.2026 — Jana Reuter, Kanzlei Reuter Rechtsanwälte, Lindenstraße 14, 10969 Berlin. Testdaten.*
