# ICP-Gap-Analyse und Maßnahmenplan: Internes Exportkontrollprogramm (ICP)

**Dokumenttyp:** Gap-Analyse / Compliance-Bericht  
**Aktenzeichen:** GM-ICP-2026-001  
**Erstellt:** 18. April 2026  
**Verfasser:** Dr. Sabine Brennecke, Syndikusrechtsanwältin; Dipl.-Ing. Rainer Hofstädter, Exportkontrollbeauftragter  
**Adressat:** Geschäftsführung Globalmaschinen GmbH  
**Status:** Abgeschlossen – Maßnahmenplan zur Genehmigung

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## 1. Einleitung und Prüfungsanlass

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) empfiehlt exportierenden Unternehmen die Einrichtung und kontinuierliche Pflege eines **Internen Exportkontrollprogramms (ICP)** gemäß den BAFA-Compliance-Leitlinien (Stand: 2023) sowie den Best Practices der EU-Dual-Use-Verordnung 2021/821.

Anlass der vorliegenden Gap-Analyse ist die im April 2026 festgestellte Genehmigungsversäumnis bei der Ausfuhr von CNC-Steuermodulen GX-900 (Pos. 2B001.b EU-Dual-Use-Liste) sowie die behördlichen Anfragen von BAFA und HZA Stuttgart. Die Analyse soll Schwachstellen im bestehenden ICP identifizieren und einen priorisierten Maßnahmenplan entwickeln.

**Prüfungsrahmen:**
- BAFA-Compliance-Leitlinien 2023
- EU-Dual-Use Best Practice Guidance 2023 (EU-Kommission)
- ISO 19600 (Compliance-Management-Systeme, Referenz)
- DIHK-Leitfaden Exportkontrolle für KMU

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## 2. ICP-Elemente: Soll-Ist-Vergleich

### 2.1 Commitment der Unternehmensleitung

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Exportkontrollpolitik schriftlich fixiert | Ja | Nein – nur mündliche Anweisung | **Ja** |
| Benennung Exportkontrollbeauftragter (EKB) | Ja | Ja – Dipl.-Ing. Hofstädter | Nein |
| EKB mit direktem Zugang zu GF | Ja | Eingeschränkt (über Abteilungsleiter) | **Ja (partiell)** |
| Sanktionierung von EK-Verstößen durch GF kommuniziert | Ja | Nein | **Ja** |
| Jährliches EK-Review durch GF | Ja | Nein | **Ja** |

**Bewertung:** Das Commitment der Unternehmensleitung ist formal nicht verankert. Der EKB hat keine ungehinderte Eskalationslinie zur Geschäftsführung. Eine schriftliche Exportkontroll-Policy fehlt.

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### 2.2 Risikoanalyse und Güterklassifizierung

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Güterklassifizierung aller Exportprodukte | Ja, dokumentiert | Excel-Tabelle, veraltet, ohne Freigabe | **Ja** |
| Vier-Augen-Prinzip bei Klassifizierung | Ja | Nein | **Ja** |
| Aktualisierung bei Produktänderungen | Ja (automatisch) | Nein (ad hoc) | **Ja** |
| ECCN-Bezug (US-EAR) für US-Komponenten | Ja | Nein – nicht erfasst | **Ja** |
| Dokumentation Dual-Use-Negativprüfung | Ja, pro Artikel | Nein | **Ja** |
| Catch-All-Prüfungsroutine | Ja | Nein | **Ja** |

**Bewertung:** Die Güterklassifizierung ist das kritischste Schwachstellen-Element. Die Excel-Klassifizierungsliste hat kein Versionsmanagement, keine Freigabeprozesse und erfasst keine US-EAR-Bezüge. Das GX-900 wurde fehlerhaft eingestuft; dieser Fehler konnte mangels Vier-Augen-Kontrolle nicht abgefangen werden.

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### 2.3 Sanktionsscreening

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Screening vor Auftragsannahme | Ja | Nein – erst bei Versandfreigabe | **Ja (kritisch)** |
| Transaktionsbezogenes Screening | Ja | Nein – monatlich | **Ja (kritisch)** |
| Screening UBO / wirtschaftl. Berechtigte | Ja | Nein – nur Firmenname | **Ja** |
| Screening aller Zahlungsparteien | Ja | Nein | **Ja** |
| Verwendetes Tool lizenziert und aktuell | Ja | WorldCheck (aktuell, lizenziert) | Nein |
| False-Positive-Eskalationsverfahren | Ja | Informal | **Ja (partiell)** |
| Screening-Dokumentation pro Transaktion | Ja | Nein | **Ja** |

**Bewertung:** Das Sanktionsscreening erfolgt zu spät im Prozess (erst bei Versandfreigabe) und ist nicht transaktionsbezogen. Eine Vorauszahlung von 125.000 EUR wurde ohne vorheriges Screening freigegeben.

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### 2.4 Genehmigungsmanagement

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Genehmigungspflichtige Transaktionen identifiziert | Ja | Nein – kein Prozess | **Ja** |
| Liefersperre bis Genehmigungseingang | Ja | Nein | **Ja** |
| Genehmigungsarchiv (10 Jahre) | Ja | Nicht vorhanden | **Ja** |
| Nutzung EU-Allgemeingenehmigungen dokumentiert | Ja | Nicht dokumentiert | **Ja** |
| BAFA-Kommunikation koordiniert | Ja | Ad hoc | **Ja (partiell)** |

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### 2.5 Geschäftspartnerprüfung (Business Partner Compliance)

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Standardisiertes Onboarding neuer Händler | Ja | Nein – kein Prozess | **Ja** |
| Vier-Augen-Prinzip bei Neukunden | Ja | Nein | **Ja** |
| UBO-Verifizierung | Ja | Nur Selbstauskunft | **Ja** |
| Endverwendungserklärungen (EUC) für listenpflichtige Güter | Ja | Nein – nicht systematisch | **Ja** |
| Vertragliche No-Re-Export-Klauseln (Art. 12g VO 833/2014) | Ja | Nein | **Ja** |
| Red-Flag-Checkliste im Onboarding | Ja | Nein | **Ja** |

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### 2.6 Training und Schulung

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| Jährliche EK-Grundschulung für Vertrieb | Ja | Einmalig 2022 (veraltet) | **Ja** |
| Spezialschulung für EKB | Ja | Extern, zuletzt 2023 | Partiell |
| Schulungsnachweis dokumentiert | Ja | Nein | **Ja** |
| Fallstudien / Praxissimulationen | Ja | Nein | **Ja** |
| Onboarding-Schulung neue MA | Ja | Nein | **Ja** |

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### 2.7 CBAM-Compliance

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| CBAM-Verantwortlicher benannt | Ja | Nein | **Ja** |
| CBAM-Relevanz der Importe geprüft | Ja | Nicht systematisch (CSV vorhanden) | **Ja (partiell)** |
| Quartalsberichte CBAM-Portal | Ja (ab 2026 Q1) | Ausstehend | **Ja** |
| Emissionsdaten von Lieferanten erhoben | Ja | Teilweise (Stahl: ja; Aluminium: nein) | **Ja** |

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### 2.8 AWV-Meldungen

| Kriterium | Soll | Ist | Lücke |
|---|---|---|---|
| AWV-Meldepflichten systematisch geprüft | Ja | Nein – dezentral | **Ja** |
| Meldungen fristgerecht | Ja | Nein – rückständig (Jan–Mrz 2026) | **Ja** |
| Zentrale Koordination AWV | Ja | Nein | **Ja** |

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## 3. Gap-Zusammenfassung

| Bereich | Anzahl Lücken | Kritikalität |
|---|---|---|
| Commitment Unternehmensleitung | 4 | Mittel |
| Güterklassifizierung | 6 | **Sehr hoch** |
| Sanktionsscreening | 7 | **Sehr hoch** |
| Genehmigungsmanagement | 5 | Hoch |
| Geschäftspartnerprüfung | 6 | Hoch |
| Training / Schulung | 5 | Mittel |
| CBAM-Compliance | 4 | Mittel |
| AWV-Meldungen | 3 | Mittel |
| **Gesamt** | **40** | **Hoch (gewichtet)** |

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## 4. Maßnahmenplan

### Sofortmaßnahmen (bis 30. April 2026)

| # | Maßnahme | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|---|
| 1 | Schriftliche Export-Compliance-Policy erstellen und durch GF unterzeichnen lassen | Dr. Brennecke | 25.04.2026 |
| 2 | Transaktionsbezogenes Sanktionsscreening für alle offenen Aufträge nachholen | Mehlhorn | 22.04.2026 |
| 3 | Liefersperre für alle GX-900-Sendungen aufrechterhalten | Vogt (GF) | fortlaufend |
| 4 | Legal Hold bestätigen und dokumentieren | Dr. Brennecke | abgeschlossen |
| 5 | FIU-Meldung prüfen und ggf. erstatten | Dr. Brennecke | 19.04.2026 |
| 6 | AWV-Nachmeldungen für Jan–Mrz 2026 an Bundesbank erstatten | Schramm | 30.04.2026 |

### Kurzfristige Maßnahmen (bis 30. Juni 2026)

| # | Maßnahme | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|---|
| 7 | Güterklassifizierungsliste in ERP-System überführen (mit Freigabeworkflow) | IT + Hofstädter | 31.05.2026 |
| 8 | Screening-Workflow auf Pre-Order-Stufe vorverlagern | IT + Mehlhorn | 31.05.2026 |
| 9 | Red-Flag-Checkliste einführen (Händler-Onboarding) | Brennecke | 15.05.2026 |
| 10 | Standard-EUC-Vorlage entwickeln und für alle Drittlandslieferungen einführen | Hofstädter | 31.05.2026 |
| 11 | Vertragsmuster für Händlerverträge (inkl. Art. 12g VO 833/2014) überarbeiten | Dr. Brennecke | 31.05.2026 |
| 12 | CBAM-Verantwortlichen benennen; Q1/2026-Bericht CBAM-Portal einreichen | Schramm | 15.06.2026 |
| 13 | Grundschulung Exportkontrolle für alle Mitarbeitenden im Vertrieb (4 h) | Hofstädter | 30.05.2026 |

### Mittelfristige Maßnahmen (bis 31. Dezember 2026)

| # | Maßnahme | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|---|
| 14 | ICP-Handbuch erstellen (alle Prozesse dokumentiert) | Brennecke + Hofstädter | 30.09.2026 |
| 15 | ICP-Audit durch externen Exportkontrollberater | Extern | 30.11.2026 |
| 16 | Sanktionsscreening-Tool in ERP integrieren (API WorldCheck) | IT | 30.09.2026 |
| 17 | BAFA-Dialogue: Freiwillige Selbstanzeige und ICP-Verbesserungsprogramm kommunizieren | Dr. Brennecke | 31.05.2026 |
| 18 | REX-Registrierung beantragen | Schramm | 30.04.2026 |
| 19 | Energiesteuer-Compliance (Steuerlager-Bewilligung, Entlastungsanträge) | Schramm | 30.06.2026 |
| 20 | Jährlicher ICP-Review-Termin im Kalender der GF verankern (12/2026 + jährlich) | Vogt (GF) | 31.12.2026 |

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## 5. Kostenrahmen

| Maßnahmenblock | Geschätzte Kosten |
|---|---|
| IT-Systeme (ERP-Anpassung, API-Screening) | 35.000–55.000 EUR |
| Externer Berater (Audit, Schulung) | 18.000–25.000 EUR |
| Personalaufwand intern (EKB, Compliance, IT) | ca. 120 Personentage |
| Laufende Screeningkosten (WorldCheck erhöhte Nutzung) | ca. 6.000 EUR/Jahr |
| **Gesamt (einmalig)** | **ca. 53.000–80.000 EUR** |

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## 6. Fazit

Das bestehende ICP der Globalmaschinen GmbH weist in allen acht geprüften Bereichen erhebliche Lücken auf. Kritisch sind insbesondere die fehlerhafte Güterklassifizierung und das zu spät und zu selten durchgeführte Sanktionsscreening. Die vorliegenden Lücken haben direkt zu der jetzt eingetretenen behördlichen Prüfungssituation beigetragen.

Der 20-Punkte-Maßnahmenplan ist realistisch umsetzbar und adressiert alle identifizierten Schwachstellen. Seine zügige Umsetzung ist auch im Hinblick auf die BAFA-Kooperationsbereitschaft und eine mögliche Milderung von Bußgeldsanktionen strategisch geboten. Eine freiwillige Selbstanzeige und der Nachweis eines laufenden ICP-Verbesserungsprogramms sind nach der Verwaltungspraxis des BAFA geeignet, das Sanktionsermessen positiv zu beeinflussen.

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*GM-ICP-2026-001 | Dr. Sabine Brennecke; Dipl.-Ing. Rainer Hofstädter | 18.04.2026*
