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name: anonymisierung-pseudonymisierung
description: "Stufenmodell der Anonymisierung und Pseudonymisierung für KI-Nutzung in Kanzleien: Schwärzung von Namen, Adressen und Aktenzeichen, Ersetzung durch Platzhalter, Konsistenz bei Mehrfachverwendung sowie Prüfung des Re-Identifikationsrisikos."
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# Anonymisierung und Pseudonymisierung

Die Anonymisierung von Mandatsdaten vor der Eingabe in KI-Systeme ist eine der wichtigsten praktischen Schutzmaßnahmen in der Kanzlei. Echte Anonymisierung — bei der ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist — schließt die Anwendbarkeit der DSGVO aus und reduziert das Berufsrechtsrisiko erheblich. Pseudonymisierung mindert das Risiko, schließt die DSGVO aber nicht aus. Dieser Skill beschreibt ein praxistaugliches Stufenmodell.

## Rechtlicher Hintergrund

Erwägungsgrund 26 DSGVO: Anonymisierte Daten fallen nicht unter die DSGVO — aber die Anonymisierung muss irreversibel sein. Art. 4 Nr. 5 DSGVO: Pseudonymisierung als Verarbeitungstechnik, die den Personenbezug ohne Zusatzinformationen nicht mehr herstellen lässt. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO: Datenminimierungsgrundsatz. Art. 25 DSGVO: Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design). § 43a Abs. 2 BRAO: Die Anonymisierung reduziert das Risiko eines Geheimnisverrats, da der Chatbot ohne Personenbezug keine Mandanteninformationen identifizieren kann. Erwägungsgrund 28 DSGVO: Pseudonymisierung als geeignete Schutzmaßnahme.

## Vorgehen

1. **Stufe 1 — Identifikation sensibler Informationen**: Vor dem Upload jedes Dokuments systematisch prüfen, welche Informationen Personenbezug aufweisen (Namen, Adressen, Geburtsdaten, Aktenzeichen, Kontonummern, Gesundheitsdaten etc.).
2. **Stufe 2 — Schwärzung/Ersetzen durch Platzhalter**: Namen durch generische Bezeichnungen ersetzen (Mandant → „M1", Gegner → „G1", Zeuge → „Z1"), Adressen schwärzen, Aktenzeichen durch fiktive ersetzen.
3. **Stufe 3 — Konsistenz sicherstellen**: Bei Mehrfachverwendung desselben Dokuments oder mehrerer zusammenhängender Dokumente dieselben Platzhalter konsistent verwenden, damit der Kontext erhalten bleibt.
4. **Stufe 4 — Re-Identifikationsrisiko prüfen**: Nach der Anonymisierung kritisch prüfen: Kann aus dem verbleibenden Kontext (Branche, Ort, besondere Umstände) dennoch auf die Person geschlossen werden? Falls ja, weitreichendere Schwärzungen vornehmen.
5. **Stufe 5 — Dokumentation**: Anonymisierungsprozess in der Akte dokumentieren; wer hat anonymisiert, wann, nach welchem Schema?
6. **Automatisierungsoptionen**: Bei häufigen gleichartigen Dokumenten kann eine (semi-)automatisierte Anonymisierungs-Software eingesetzt werden; deren Zuverlässigkeit ist vor dem produktiven Einsatz zu testen.

## Vorlagentext / Bausteine

**Baustein Anonymisierungspflicht:**
Vor der Eingabe mandatsbezogener Informationen in KI-Systeme sind alle personenbezogenen Daten zu anonymisieren. Die Anonymisierung hat so vollständig zu sein, dass aus dem anonymisierten Text keine Rückschlüsse auf die betroffene Person möglich sind. Zu anonymisierende Informationen umfassen mindestens: vollständige Namen aller Beteiligten, Adressen und Kontaktdaten, Aktenzeichen und Verfahrensnummern, Kontonummern und Finanzdaten, Geburtsdaten sowie alle Angaben, die in Kombination zur Identifizierung führen könnten.

**Baustein Platzhalter-Schema:**
Beim Ersetzen personenbezogener Daten durch Platzhalter wird folgendes Schema verwendet:
- Mandantinnen und Mandanten: „[Mandant-1]", „[Mandant-2]" etc.
- Gegner: „[Gegner-1]", „[Gegner-2]" etc.
- Zeuginnen und Zeugen: „[Zeuge-1]", „[Zeuge-2]" etc.
- Unternehmen: „[Unternehmen-A]", „[Unternehmen-B]" etc.
- Aktenzeichen: „[Az-1]", „[Az-2]" etc.
- Adressen: „[Adresse-1]" etc.

**Baustein Re-Identifikationscheck:**
Nach abgeschlossener Anonymisierung ist das Dokument von einer zweiten Person auf verbliebene Re-Identifikationsrisiken zu überprüfen (Vier-Augen-Prinzip). Besonders kritisch zu prüfen sind seltene Kombinationen von Merkmalen (z.B. spezifische Branche + bestimmter Regionalmarkt + besonderes Schadensgeschehen), die auch ohne Namen zur Identifizierung führen können.

## Hinweise zur Aktualisierung

Automatisierungs-Tools für die Anonymisierung entwickeln sich rasch weiter. Die Kanzlei sollte halbjährlich prüfen, ob neue oder verbesserte Tools zur Verfügung stehen. Ebenso sind neue Datenschutzbehörden-Empfehlungen zur Anonymisierung zu beachten.
