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13 IT-Setup — beA, RA-Micro vs. AnNoText vs. Soldan

Aktenzeichen: KBH-2026-001-EFS Stand: 20. April 2026 Verantwortlich: Dr. Matthias Friedrich (IT-Ressort)

1. Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Rechtliche Verpflichtung

Seit dem 01. Januar 2022 besteht die aktive Nutzungspflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) gemäß § 31a BRAO. Jede in Deutschland zugelassene Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ist verpflichtet, beA-Nachrichten entgegenzunehmen. Seit dem 01. Januar 2022 ist die aktive Nutzungspflicht in Kraft.

Die EFS-GmbH hat als Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ein eigenes Gesellschafts-beA (§ 31b BRAO), zusätzlich zu den persönlichen beA der drei Geschäftsführer.

beA-Infrastruktur für EFS-GmbH

  • Gesellschafts-beA: Eingerichtet nach RAK-Zulassung (Az. RAC-GmbH-00043); Postfachkennung EFS-Rechtsanwaltsgesellschaft-mbH-00043
  • Persönliche beA:
    • Dr. Eckermann: bereits aktiv (seit 2022)
    • Dr. Friedrich: bereits aktiv (seit 2022)
    • Dr. Sandhof: bereits aktiv (seit 2022)
  • Technische Infrastruktur: beA-Client auf allen Anwaltrechner-Arbeitsplätzen (PC/Mac); Zugang über beA-Karte oder Software-Zertifikat (BRAK)
  • Schulung Mitarbeiter: beA-Grundschulung für alle 12 Mitarbeiter am 25.04.2026 (externer Trainer: Herr Klaus Bergmann, beA-Schulungsanbieter Köln)

2. Kanzleisoftware — Marktanalyse

Überblick Anbieter

Für die Kanzleiverwaltung (Aktenführung, Fristen, Abrechnung, beA-Integration) wurden drei Produkte evaluiert:

Kriterium RA-Micro AnNoText Soldan (winMACS)
Marktanteil Deutschland ~40 % ~25 % ~15 %
Preis (pro Anwalt/Monat) ca. 220 EUR ca. 185 EUR ca. 160 EUR
beA-Integration Vollständig Vollständig Vollständig
Cloud-Option Nein (Server) Ja (SaaS) Hybrid
Mobilzugang App (begrenzt) Browser-basiert App
Sozialrecht-Modul Gut Mittel Gering
Steuerrecht-Modul Mittel Gering Gering
Arbeitsrecht-Modul Gut Gut Gut
Support 24/5 8/5 8/5
Migrationshilfe Ja Ja Begrenzt

RA-Micro

RA-Micro (Anbieter: RA-Micro Software AG, Berlin) ist der führende Anbieter für Kanzleisoftware in Deutschland. Die Software ist als lokale Installation konzipiert, mit einem eigenen RA-Micro-Server. Die Datenhaltung verbleibt lokal (datenschutzrechtlich vorteilhaft bei Anwaltsakten).

Nachteil: Hoher initialer Einrichtungsaufwand; keine echte Cloud-Option; Server-Hardware erforderlich.

AnNoText

AnNoText (Anbieter: Wolters Kluwer Deutschland) bietet eine cloud-basierte Kanzleilösung mit gutem beA-Workflow. Die SaaS-Variante ermöglicht standortunabhängigen Zugriff.

Bedenken: Wolters Kluwer hostet Daten auf EU-Servern (Amsterdam). Datenschutzrechtlich zu prüfen (AVV nach Art. 28 DSGVO nötig).

Soldan / winMACS

winMACS (Soldan GmbH) ist preislich günstig, hat aber schwächere Fachmodule für Sozialrecht und Steuerrecht.

3. Entscheidung

Ergebnis Evaluation und Partnerabstimmung (18.04.2026):

Entscheidung für RA-Micro als primäre Kanzleisoftware.

Begründung:

  1. Dr. Eckermann und Dr. Friedrich nutzen RA-Micro bereits in ihren Vorgängerkanzleien — Datenmigration einfacher.
  2. Starkes Sozialrecht-Modul (wichtig für Eckermannsche Mandate).
  3. Lokale Datenhaltung stärkt DSGVO-Compliance.
  4. RA-Micro bietet eine Migration aus AnNoText und anderen Systemen für Sandhofs Daten an.

Lizenzmodell: RA-Micro Netzwerklizenz für bis zu 20 Arbeitsplätze, Jahresgebühr 42.000 EUR (netto). Inkl. Support und Updates.

4. IT-Infrastruktur

Komponente Spezifikation Lieferant
Server Dell PowerEdge T550 (32 GB RAM, RAID 5) Dell Deutschland GmbH
Arbeitsplätze 15 × Lenovo ThinkCentre M90n Lenovo Deutschland
Notebooks 3 × Lenovo ThinkPad X1 Carbon (Partner) Lenovo Deutschland
Netzwerk Cisco-Switch, VLAN-Segmentierung Netzwerktechnik Bergs GmbH, Aachen
Internet Glasfaser 500/200 Mbit (Telekom) Telekom Deutschland
Backup Tägliches Backup auf externer NAS + Cloud (Veeam) IT-Dienstleister SecureData GmbH
Firewall Sophos XGS 107 IT-Dienstleister SecureData GmbH
beA-Smartcard-Reader 15 × SCR3310 BRAK-Lieferant

5. IT-Sicherheit und DSGVO

  • Datenschutzbeauftragter (DSB): externer DSB, Firma SecureData GmbH Aachen (Vertrag gemäß Art. 37 DSGVO)
  • Verschlüsselung: Alle Mandantendaten verschlüsselt (AES-256) auf Server und Backup
  • Zugriffskonzept: Rollenbasiertes Berechtigungskonzept — Anwälte sehen nur eigene Akte (ggf. Partner-Freigabe)
  • Passwort-Policy: Mindestlänge 14 Zeichen, MFA für alle beA- und Remote-Zugänge

Quellen

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