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dsar-response	Bearbeitung von Betroffenenanfragen nach Art. 15–22 DSGVO: geführter Ablauf von Eingangsklassifikation über Identitätsprüfung und Systemabfrage bis zum Antwortentwurf. Fristen nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO werden automatisch berechnet. Ausnahmen nach §§ 34, 35 BDSG werden geprüft.	de	Betroffenenanfrage Auskunftsanfrage DSAR Löschantrag Widerspruch Art. 15 Art. 17 Art. 21 Datenkopie

Betroffenenanfragen – Art. 15–22 DSGVO

Zweck

Strukturierter Workflow zur vollständigen Bearbeitung eingehender Betroffenenanfragen. Vom ersten Eingang bis zum versandfertigen Antwortentwurf: Klassifikation, Fristberechnung, Identitätsprüfung, Systemabfrage, Ausnahmenprüfung und formgerechte Antwort. Alle Fristen werden aus dem Eingangsdatum berechnet; Verlängerungsoptionen nach Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO werden geprüft.

Eingaben

• Art der Anfrage (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität, Widerspruch, Einwilligungswiderruf)
• Eingangsdatum der Anfrage
• Name, E-Mail-Adresse oder sonstige Angaben des Antragstellers
• Praxisprofil aus CLAUDE.md (Systemliste, Identifikationsstandard, DSB)
• Optional: Dokument oder E-Mail der Anfrage

Ablauf

1. Eingangsklassifikation.

   • Anfrage-Art bestimmen: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenportabilität (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Einwilligungswiderruf (Art. 7 Abs. 3)?
   • Mehrfachanfragen erkennen (häufig: kombinierter Auskunfts- und Löschantrag).
   • Handelt es sich um ein Auskunftsersuchen nach IFG/UIG statt DSGVO? (Abgrenzung bei öffentlichen Stellen)

2. Fristberechnung.

   • Grundfrist: 1 Monat ab Eingang, Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO.
   • Verlängerung um bis zu 2 Monate möglich bei Komplexität oder Vielzahl von Anfragen, Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO.
   • Verlängerung erfordert Mitteilung an Betroffenen innerhalb der 1-Monatsfrist mit Begründung.
   • Fristende berechnen: [Eingangsdatum + 1 Monat] = [Datum]. Verlängerung bis [Datum + 2 Monate].
   • Wochenenden und Feiertage: § 193 BGB, Art. 3 Abs. 4 EuGH-Verfahrensordnung (natürliches Monatsende).

3. Identitätsverifikation.

   • Ist die Identität des Antragstellers ausreichend nachgewiesen?
   • Standard aus CLAUDE.md anwenden.
   • Art. 12 Abs. 6 DSGVO: Bei begründeten Zweifeln kann zusätzliche Information angefordert werden – aber keine unverhältnismäßige Identifikationshürde (vgl. EDSA-Leitlinien 01/2022 zu DSAR, Abschn. 3.2).
   • Identitätsprüfung bei Online-Diensten: Konto-Login-Bestätigung oder sichere Alternative; keine Ausweis-Kopien ohne konkreten Zweck (Daten dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden).

4. Systemabfrage.

   • Alle relevanten Systeme aus der Systemliste in CLAUDE.md durchgehen.
   • Kategorien: CRM, ERP, E-Mail-Archiv, Protokolldateien, Backups, Cloud-Dienste, Sub-AV-Systeme.
   • Für jeden Treffer: Datenkategorie, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherfrist notieren.
   • Keine eigenmächtige Löschung vor Abschluss der Prüfung (Dokumentationspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

5. Ausnahmenprüfung.

   • § 34 BDSG (Auskunftsverweigerung, z.B. zur Abwehr von Straftaten, Geschäftsgeheimnisse)
   • § 35 BDSG (eingeschränkte Löschung, z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
   • Art. 17 Abs. 3 DSGVO (kein Löschrecht bei gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, Geltendmachung/Verteidigung von Rechtsansprüchen)
   • Art. 15 Abs. 4 DSGVO (Datenkopie darf Rechte Dritter nicht beeinträchtigen)
   • Berufsgeheimnisschutz bei Kanzleien / medizinischen Einrichtungen (§ 203 StGB)
   • Für jede angewandte Ausnahme: konkrete Norm und Begründung dokumentieren.

6. Antwortentwurf erstellen.

   • Adressierung korrekt (Name, Adresse aus Anfrage).
   • Positiv-Auskunft oder begründete Ablehnung/Einschränkung.
   • Bei Auskunft: vollständige Informationen nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO (alle 9 Ziffern) + ggf. Datenkopie Art. 15 Abs. 3 DSGVO.
   • Hinweis auf Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) in jedem Ablehnungsschreiben.
   • Hinweis auf Klagerecht Art. 79 DSGVO.
   • Keine Gebühren für Erstauskunft; bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Folgeanfragen: angemessenes Entgelt oder Ablehnung nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO.

7. Dokumentation.

   • Eingang, Frist, Bearbeitungsschritte, Ausnahmen, Ergebnis im Datenschutzregister erfassen.
   • Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).

Quellen und Zitierweise

Verbindlich nach ../../references/zitierweise.md.

• Art. 12 Abs. 3, 4, 5, 6 DSGVO (Fristen, Kosten, Identitätsprüfung)
• Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht, Inhalt)
• Art. 16 DSGVO (Berichtigung)
• Art. 17 DSGVO (Löschung, Ausnahmen)
• Art. 18 DSGVO (Einschränkung)
• Art. 20 DSGVO (Datenportabilität)
• Art. 21 DSGVO (Widerspruch)
• Art. 77 DSGVO (Beschwerderecht Aufsichtsbehörde)
• §§ 34, 35 BDSG (Auskunfts- und Löscheinschränkungen)
• EuGH, Urt. v. 26.10.2023 – C-307/22 (FT/BFI), NJW 2023, 3548 – Umfang Datenkopie Art. 15 Abs. 3 DSGVO [Modellwissen – prüfen]
• BGH, Urt. v. 15.06.2021 – VI ZR 576/19, NJW 2021, 3179 – Auskunftsumfang Art. 15 DSGVO im Arbeitsrecht
• Kamlah, in: Plath, DSGVO/BDSG, 3. Aufl. 2021, Art. 15 Rn. 1 ff.
• Dix, in: Simitis/Hornung/Spiecker, Datenschutzrecht, 1. Aufl. 2019, Art. 15 Rn. 1 ff.
• Schulze, in: BeckOK DSGVO, 16. Ed. (Stand 01.11.2024), Art. 15 Rn. 1 ff.

Ausgabeformat

1. Kopfzeile: Anfrage-Art, Eingangsdatum, Fristdaten (1 Monat / Verlängerung), Bearbeiter
2. Klassifikations-Ergebnis
3. Identitätsverifikations-Status
4. Systemabfrage-Ergebnisse (Tabelle: System | Datenfund | Zweck | Rechtsgrundlage | Frist)
5. Ausnahmenprüfung (tabellarisch: Norm | anwendbar | Begründung)
6. Antwortentwurf (druckreif, Briefkopf-Format, ohne Plugin-Kommentare im Text)
7. Dokumentations-Eintrag für Datenschutzregister

Beispiel (Auskunftsanfrage)

Sachverhalt: Frau M. stellt am 03.06.2024 per E-Mail eine Auskunftsanfrage gemäß Art. 15 DSGVO und bittet zusätzlich um Herausgabe einer Datenkopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Kein Kundenkonto, Identität nur per E-Mail bekannt.

Frist: Grundfrist endet am 03.07.2024. Verlängerung (Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO) bis 03.09.2024 möglich; Mitteilung an Frau M. spätestens 03.07.2024 erforderlich.

Identität: E-Mail-Adresse allein reicht bei reinen Newsletter-Abonnenten aus, wenn keine weiteren personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Vgl. EDSA-Leitlinien 01/2022, Abschn. 3.2: Verhältnismäßigkeit der Verifikation.

Datenkopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO): Der EuGH hat in EuGH, Urt. v. 26.10.2023 – C-307/22 (FT/BFI) festgestellt, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO eine vollständige Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten (nicht nur eine Zusammenfassung) umfasst. [Modellwissen – prüfen] Sofern Rechte Dritter tangiert (Art. 15 Abs. 4 DSGVO), sind betroffene Passagen zu schwärzen.

Ausnahmen: § 34 BDSG: keine einschlägigen Tatbestände. Art. 17 Abs. 3 DSGVO: nicht relevant (kein Löschantrag). Keine weiteren Ausnahmen erkennbar.

Antwortentwurf-Auszug:

Sehr geehrte Frau M., vielen Dank für Ihre Anfrage vom 03.06.2024. Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO teilen wir Ihnen mit, dass wir folgende personenbezogene Daten über Sie verarbeiten: [Auflistung]. Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: [Zwecke], auf Grundlage von [Rechtsgrundlagen]. Im Übrigen stehen Ihnen die in Art. 16–21 DSGVO genannten Rechte zu. Sollten Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sein, steht Ihnen das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ([LfDI/BfDI]) gemäß Art. 77 DSGVO sowie das Klagerecht nach Art. 79 DSGVO zu.

Risiken / typische Fehler

• Fristversäumnis: Art. 12 Abs. 4 DSGVO – Untätigkeit gilt als Ablehnung, eröffnet Klagerecht Art. 79 DSGVO und Beschwerde Art. 77 DSGVO. Fristmitteilung bei Verlängerung ist eigenständige Pflicht.
• Unvollständige Systemabfrage: Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) verpflichtet zu nachweisbarer vollständiger Prüfung. Backup-Systeme und Archive werden häufig vergessen.
• Übermäßige Identitätshürde: Passverlangen ohne Anlass verletzt Art. 12 Abs. 6 DSGVO; EDSA warnt vor übermäßiger Identifizierung als faktischem Abwehrmittel.
• § 34 BDSG-Ausnahmen ohne Dokumentation: Ausnahme muss einzelfallbezogen begründet sein; pauschale Verweigerung „wegen Geschäftsgeheimnisse" ist nicht ausreichend.
• Datenkopie-Format: Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlangt keine bestimmte Form; ein „strukturiertes, maschinenlesbares Format" ist bei Art. 20 DSGVO (Portabilität) vorgeschrieben, nicht bei Art. 15 Abs. 3 DSGVO – Verwechslung vermeiden.
• Verjährung von Schadensersatzansprüchen: BGH, Urt. v. 12.07.2022 – VI ZR 7/21, NJW 2022, 3071: Art. 82 DSGVO-Schadensersatz setzt einen konkreten Schaden voraus, aber schon Kontrollverlust kann genügen. Fehlerhaft bearbeitete Betroffenenanfragen begründen Haftungsrisiko.